6 dicas para tornar a metodologia 5S parte do cotidiano da empresa

Grande aliada da organização e da produtividade, a metogologia 5S é uma ferramenta indispensável para os ambientes de trabalho. Por trabalhar com a cultura organizacional, ela pode até modificar drasticamente a rotina de seus profissionais e otimizar vários processos das empresas de alta performance.

Desenvolvido na década de 1950 com o objetivo de recuperar as empresas japonesas, o famoso programa 5S é estruturado em cinco pilares, chamados de sensos: utilização, organização, limpeza, saúde e autodisciplina. Conheça mais sobre eles no artigo de hoje e saiba como adotá-los no cotidiano da sua empresa!

O que compõe o 5S?

Atualmente, a metodologia 5S é uma importante ferramenta para os setores de controle de qualidade, pois promove a cultura da melhoria contínua na empresa. Contudo, a aplicação do programa no Brasil costuma causar rejeição, em um primeiro momento, naqueles que desconhecem os benefícios da metodologia 5S.

Os sensos que compõem os pilares do Programa 5S são oriundos de palavras em japonês. Confira:

Seiri – Senso de utilização

A premissa deste senso é descartar o que é inútil, tal qual uma árvore que descarta suas folhas secas. Essa estratégica permite otimizar recursos da empresa, pois são eliminados gastos desnecessários com manutenção de equipamentos, sistemas ou serviços dispensáveis, por exemplo, e melhor utilizados os recursos disponíveis (uma mesa de reunião pode não estar sendo utilizada em um setor, mas é necessária em outro).

Seiton – Senso de organização

A lógica da ordem e da organização é facilitar o acesso a alguma coisa através de sua correta classificação e estocagem. A ideia é aperfeiçoar a forma de arquivar as coisas, inclusive os arquivos digitais, e deixar ao alcance das mãos apenas aquilo que é mais usado no dia a dia dos profissionais. Assim, elimina-se a poluição visual e há uma otimização do tempo de realização das atividades.

Seiso – Senso de limpeza

Este senso pede ações globais, abrangendo desde a higienização pessoal como o cuidado com a aparência até a limpeza do ambiente de trabalho. O resultado esperado por essas atitudes é a otimização dos recursos investidos na limpeza do ambiente, principalmente com a conscientização do público interno.

Seiketsu – Senso de padronização

Também conhecido como senso da saúde, ele almeja manter os processos saudáveis, ou seja, sem distorções ou queda de qualidade. Isso se dá através da padronização das ações.

Shitsuke – Senso da autodisciplina

Este senso valoriza a ideia da autogestão. Ele preza pela importância de manter os públicos bem informados e atento às regras estabelecidas. Isso se dá através de monitorias e do controle da qualidade do programa. O ideal pregado é que todos são vigilantes das regras.

Por que a implantação do programa pode ser difícil?

Antes de relacionarmos algumas dicas para implementá-lo, é preciso entender que o incômodo causado pela implementação da metodologia 5S se dá devido ao caráter conservador da nossa cultura. Assim, ao tentar introduzir uma novidade ainda que benéfica sempre haverá certa resistência.

Como esta metodologia atua drasticamente em todo o ambiente laboral da empresa, desde a recepção até as mesas dos colaboradores, suas ações poderão bater de frente com a individualidade dos profissionais, como, por exemplo, a forma como eles arquivam seus documentos ou organizam seus postos de trabalho. Portanto, esteja preparado para ouvir algumas reclamações enquanto sua equipe não constata por si só os benefícios dos 5S.

Como ter sucesso na implantação da metodologia 5S?

A forma com que você apresentará os benefícios desejados e direcionará as estratégias de implantação da metodologia serão cruciais para o sucesso dela. Por isso, se você ainda não iniciou o processo, confira as dicas abaixo para facilitar o se trabalho. Se o programa já foi iniciado na sua empresa, confira nossas sugestões para que você alinhe as ações e obtenha ainda mais sucesso na implantação da metodologia 5S.

Conscientize seu público interno

Explicar detalhadamente e exaustivamente o que são os 5S, demonstrando os benefícios que serão conquistados com a colaboração de todos na aplicação de cada senso, é a forma mais assertiva de ter sucesso.

Portanto, distribua cartilhas, faça palestras, coloque o assunto em pauta nos meios de comunicação oficiais e repita o quanto for preciso. Se possível, promova games e quiz sobre o programa 5S para que, aos poucos, a cultura do programa seja incorporada à cultura organizacional.

Estimule as equipes a adotar os sensos

Ao informá-los sobre os sensos, passe a estimular a adoção das boas práticas definidas através de avaliações constantes, definição de metas e gratificação. Vamos tomar como exemplo o Seiso: um dos sensos é o de limpeza, mas os banheiros da empresa estão sempre sujos e sua equipe de limpeza sofre na higienização deles.

Nesse caso, estipule que serão feitas auditorias surpresas e, depois que a limpeza dos banheiros for avaliadas X vezes de forma positiva, seus colaboradores serão bonificados com o fim do expediente mais cedo em uma sexta-feira ou começarão uma segunda-feira com um belo café da manhã. Acredite, isso funciona e não sai caro.

Comece pelas lideranças

A conquista das equipes para adoção dos sensos deve começar com os gestores e líderes. Afinal, os bons líderes são capazes de inspirar naturalmente as pessoas de sua equipe e conseguem lidar com conflitos de forma tranquila. Portanto, comece o processo por eles e delegue o sucesso da implantação da metodologia 5S aos seus líderes. Aliás, líder ou chefe: qual deles você é?

Envolva os profissionais

Uma boa estratégia para o sucesso de qualquer ação corporativa é delegar responsabilidades para colaboradores de todas as equipes, independentemente do nível hierárquico. Ao receberem a missão, o alcance das ações tende a ser ampliado pois seus colegas mais próximos também se empenharão para não prejudicar o colega.

Mantenha avaliações constantes

Para que o programa não caia no esquecimento, mantenha avaliações periódicas e constantes da metodologia. Sempre que os resultados tiverem empenho abaixo do esperado, convoque reuniões, treinamentos e volte a conscientizar seu público.

Seu maior trunfo é garantir que eles entendam as melhorias influenciadas pelos sensos. E, se for preciso, faça adaptações no programa para que ele esteja sempre integrado à cultura da empresa.

Comunique os avanços conquistados

Qualquer resultado positivo, por menor que seja, deve ser enaltecido e valorizado para todas as equipes. Se, por exemplo, na primeira semana de implantação da metodologia 5S, sua empresa reduziu em 10% a quantidade de papel utilizada e diminuiu em 5% o desperdício, valorize as conquistas.

Eles podem parecer números pequenos, mas a comunicação deve parabenizar as equipes e ressaltar a importância de reduzir custos e evitar desperdícios uma das grandes premissas da metodologia 5S.

Viu como a incorporação da metodologia 5S pode ser benéfica para a sua cultura organizacional? Contudo, é importante lembrar que elas são válidas para todos, da diretoria aos serviços gerais. Assim, os ganhos para a sua empresa poderão ser notados logo de cara, como a otimização do local de trabalho e o aumento da motivação para trabalhar em um ambiente adequado, limpo e funcional — todos os ingredientes básicos de uma empresa de alto desempenho!

Não se esqueça de que existem inúmeras metodologias e estratégias para otimizar os resultados de sua empresa e que você poderá aprender sobre todos eles assinando a nossa newsletter!

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