7 ferramentas de gestão de tempo que vão ajudar a sua equipe

Melhorar a produtividade deve ser uma constante nas empresas. Com a quantidade de tempo gasta em reuniões e tarefas que poderiam ser automatizadas, conhecer ferramentas de gestão de tempo é fundamental e pode trazer diversos benefícios.

Por isso, nesse post, listaremos 7 ferramentas que podem ser utilizadas para melhorar a produtividade na sua organização, explicando, porque o gerenciamento do tempo deve ser realizado.

A importância do gerenciamento de tempo

O sucesso de um profissional e até mesmo de uma organização está atrelado a um bom gerenciamento de tempo. Isso porque, a produtividade passa por saber utilizar os recursos disponíveis da melhor forma possível, otimizando os processos realizados.

No entanto, para conseguir fazer isso é necessário que o colaborador seja disciplinado e reconheça alguns hábitos que podem ser prejudiciais. Por isso, antes de utilizar uma ferramenta para gerenciar o tempo, é importante responder 4 questões principais.

  • Quais atividades são mais demoradas?
  • Quais são minhas principais dificuldades?
  • Quais são os hábitos que prejudicam a produtividade?

Chegando a essas respostas, é possível trabalhar nos pontos negativos para obter mais eficiência e controle das atividades ou dos projetos desenvolvidos.

Para fazer isso, adotar algumas ferramentas é uma boa alternativa, porque permite obter mais produtividade, independentemente do segmento em que a empresa atua ou da atividade desempenhada pelo colaborador.

As melhores ferramentas de gestão de tempo

1. Matriz GUT

Essa matriz é consolidada com base na sigla GUT, que significa gravidade, urgência e tendência. A ideia é resolver os problemas conforme essa ordem, diminuindo o tempo gasto com tarefas menos importantes.

Assim, é importante entender o que representa cada um dos elementos da matriz.

  • Gravidade: analisa-se o impacto causado pelo problema não solucionado.
  • Urgência: verifica-se o prazo para solução do problema.
  • Tendência: avalia-se o potencial de aumento do problema, caso ele não seja solucionado.

Para usar a matriz GUT, basta listar os problemas e categorizá-los na matriz. Para isso, uma recomendação é usar as seguintes descrições:

  • Gravidade: extremamente grave, muito grave, grave, pouco grave e sem gravidade.
  • Urgência: precisa de ação imediata, precisa de ação o mais rapidamente possível, pouco urgente e pode esperar.
  • Tendência: vai piorar rapidamente, vai piorar em pouco tempo, vai piorar, vai piorar em longo prazo e não vai mudar.

Depois, basta selecionar os problemas principais, identificando e analisando os pontos fracos. A partir disso, é preciso criar um plano de ação para reduzir ou solucionar os problemas.

2. Roda da vida

O objetivo dessa ferramenta é permitir a análise dos pontos fracos, identificando os elementos que estão em desequilíbrio. Assim, é possível se dedicar à solução desses problemas e aumentar a produtividade.

Isso é feito por meio da atribuição de uma nota de 1 a 10 em cada um dos elementos a seguir, que são distribuídos em 4 tópicos.

  • Pessoal: saúde e disposição, equilíbrio emocional e desenvolvimento intelectual.
  • Profissional: recursos financeiros, realização e propósito e contribuição social.
  • Relacionamentos: família, vida social e desenvolvimento amoroso.
  • Qualidade de vida: criatividade, hobbies e diversão, plenitude e felicidade e espiritualidade.

Atribuindo as notas, o objetivo é focar naquilo que tem as piores avaliações, podendo solucionar o que é mais urgente. Basta algumas horas por semana para ter os efeitos esperados.

3. Parar, continuar e começar a fazer (PCC)

A gestão do tempo pode ser melhorada por meio da ferramenta PCC. O objetivo é categorizar as atividades em importantes (para começar a fazer), as que circunstanciais e urgentes (as que precisa parar de fazer) e as importantes (que deve continuar fazendo).

Por exemplo: pode-se identificar que a procrastinação é algo que se deve parar de fazer. Por outro lado, ser pontual é algo que se pode continuar fazendo e a gestão do tempo é para começar a fazer.

4. Matriz RAB

RAB significa rapidez, autonomia e benefício das tarefas. Com essa matriz, é possível priorizar as tarefas, fazendo uma planilha simples e atribuindo notas 1, 3 e 5 para cada tarefa. Então, é só multiplicar as notas e chegar a um resultado, que indicará qual atividade deve ser feita primeiro.Watch Full Movie Online Streaming Online and Download

Dica: uma tarefa receberá 3 notas: uma para rapidez, outra para autonomia e uma última para benefício. Essas notas que devem ser multiplicadas.

5. 70–20–10

Essa ferramenta é bem voltada para empresas, a fim de melhorar a produtividade como um todo, abrangendo todos os colaboradores. A técnica recomenda dividir o tempo em porcentagens para que cada período seja dedicado a uma tarefa específica. Assim:

  • 70% do tempo deve ser voltado para execução e entrega de tarefas principais;
  • 20% para reflexão das formas que podem melhorar o desenvolvimento das tarefas;
  • 10% para reflexão sobre métodos que podem ser usados para obter mais eficiência.

6. Pomodoro

A técnica Pomodoro é uma das mais conhecidas, consistindo na divisão do tempo em 4 pomodoros. Cada um deles tem 25 minutos, nos quais o colaborador deve ficar focado na atividade que está realizando e não se desviar. Caso algo chame a atenção dele, deve anotar em uma lista.

Ao finalizar o pomodoro, deve-se fazer um intervalo de 5 minutos e, totalizando os 4 pomodoros, o intervalo é de 30 minutos. Nesse período de descanso, o colaborador pode fazer um lanche, ir ao banheiro, acessar redes sociais, etc. O objetivo é descansar o cérebro e se preparar para ser bastante produtivo na próxima tarefa.

Conforme a tarefa é cumprida, ela deve ser riscada da lista. Se ela for finalizada no meio de um pomodoro, a dica é revisá-la até o fim do tempo, iniciando uma nova atividade com um novo pomodoro.

O interessante dessa ferramenta é que ela permite identificar os elementos que mais desviam a atenção do colaborador, o que permite focar para diminuir esses desvios.

7. Kanban

Apesar de ser direcionada para o aumento de performance, a técnica Kanban também pode ser usada para o gerenciamento de tempo. O objetivo é inserir post-its ou recados em um quadro, indicando em que status estão às tarefas.

Assim, os post-its vermelhos representam as tarefas pendentes; os amarelos, as atividades que estão sendo executadas; e os verdes, as que estão finalizadas. Também existem apps baseados nesse modelo, como o Trello, que ajudam a ter essa visão ampla sem precisar gastar papel.

Viu como é fácil utilizar ferramentas de gestão de tempo e obter melhores resultados? Não se esqueça de deixar o seu comentário indicando a ferramenta que você já testou e gostou ou fazendo a sua pergunta caso tenha dúvidas!

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