Como otimizar processos e impulsionar a produtividade da sua empresa

Ser uma marca competitiva e bem posicionada no mercado é resultado de todo um preparo que está diretamente ligado à produtividade da empresa. A lógica é simples: quando se tem processos eficientes, a equipe produz mais em menos tempo, consequentemente se tornando mais efetiva na busca por vendas e resultados. Não parece o cenário ideal? Então trate de se preparar para logo colocar nossas dicas em prática e fazer com que sua empresa otimize processos e se beneficie dos resultados dessa revolução! Acompanhe:

Qual a relação com a produtividade?

Processos lentos, complexos e burocráticos demais costumam gerar muitos problemas para as empresas. Por isso, com a finalidade de manter todo o processo sob controle, acaba-se criando etapas desnecessárias. Será que o preenchimento de tabelas, a consulta a diversos especialistas e o armazenamento de inúmeros documentos são mesmo necessários ou fazem um desserviço ao comprometerem a agilidade do trabalho?

Em contrapartida, quando se reduz a quantidade de etapas de um processo, passa a ser possível administrar melhor o tempo de execução e, assim, aumentar o número de atividades realizadas no mesmo período. Com isso, a produtividade da equipe é elevada a outro patamar.

Ao otimizar processos você não só está contribuindo para que sua empresa cresça, mas também para aumentar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos. Isso sem contar que a satisfação dos funcionários também vai às alturas em um ambiente propício, fazendo com que gerem muito mais resultados.

Por que investir na otimização?

A lista de motivos para que uma empresa aprimore seus processos é enorme. Para começo de conversa, a otimização estende o tempo dos colaboradores, permitindo que produzam mais. Além do mais, com a redução dos recursos utilizados em cada etapa, seus funcionários são liberados para atividades de maior importância, sejam ligadas ao planejamento estratégico da empresa ou à inovação.

Com a redução da carga de trabalho, o time terá maior qualidade de vida, cumprindo seus horários corretamente e trabalhando com satisfação. Esse ciclo positivo impactará na redução de despesas, como:

  • Absenteísmo por doenças;

  • Pagamento de horas extras;

  • Afastamentos por períodos mais longos;

  • Turnover;

  • Ações trabalhistas.

Vale ressaltar ainda que, ao otimizar seus processos, a empresa também se torna mais sustentável, pois elimina desperdícios, reduz o retrabalho e faz uso consciente dos recursos, consequentemente aumentando a rentabilidade do negócio.

E como exatamente aumentar a eficiência?

Em um primeiro momento, o que você precisa fazer é entender o fluxo de atividades da sua empresa, isto é, mapear os processos e descobrir como são feitos atualmente. Esse estudo permitirá que você e sua equipe analisem criticamente que melhorias poderão ser realizadas para potencializar a eficácia do processo. A partir daí, aposte em:

Automatizar os processos

A automatização é a maneira mais rápida de aumentar a produtividade e tornar seus processos mais ágeis, uma vez que consiste em utilizar ferramentas tecnológicas para reduzir a quantidade de trabalho manual feito pelos funcionários. Sistemas de gestão de projetos (como ERP e CRM) são algumas das soluções que podem ser implementadas para automatizar processos e deixar muitas das atividades da sua empresa no piloto automático.

Informatizar o que for possível

Você já pensou em quanto trabalho é possível poupar investindo na digitalização de documentos, na manutenção de arquivos virtuais e no uso compartilhado de soluções via internet? Ao invés de ter um sistema de gestão hospedado em um servidor físico, por exemplo, é possível contratar o mesmo tipo de serviço na nuvem. E essa ferramenta economizaria não só tempo, mas também outros recursos investidos. Um arquivo digital permite recuperar dados de forma muito mais ágil do que um arquivo físico. Com isso, processos simples de consulta ganham velocidade, além de poderem ser feitos de qualquer lugar e a qualquer momento.

Manter o foco em resultados

Muitas empresas ficam tão presas aos processos que acabam se esquecendo do mais importante: os resultados. Sendo assim, flexibilize a forma com que sua equipe trabalha e discuta quais são as melhores formas de tornar o dia a dia mais ágil e produtivo. Além disso, conceda aos funcionários autonomia suficiente para que decidam sua rotina de atividades. Assim você terá resultados mais precisos, mensuráveis e sem burocracia.

Facilitar a comunicação

Em uma grande empresa, o simples fato de ir até a sala de um colega pode acarretar em bastante tempo perdido, não é verdade? Uma forma de contornar isso e aumentar a produtividade da equipe é facilitando a comunicação por meio de chats internos, redes sociais, wikis e outras plataformas virtuais. Com isso, além de evitar que as pessoas se desloquem, é possível ter toda a comunicação da empresa registrada em um único lugar, facilitando o resgate de informações e também o monitoramento do que entra e sai.

Integrar setores

Com a ajuda de sistemas integrados é possível tramitar informações em diversos setores ao mesmo tempo, alimentar e retroalimentar todos os processos da empresa e ainda construir um repositório de todo o conhecimento organizacional. Para tanto, basta escolher as ferramentas certas de gestão e garantir que possam ser executadas e devidamente integradas. Nesse quesito, ter um único fornecedor para todas as soluções empresariais pode ajudar (e muito), já que assim você não terá que fazer a mediação entre diferentes soluções.

Treinar sua equipe

Contar com uma equipe bem treinada é fundamental para alavancar a produtividade da empresa, já que pessoas que sabem exatamente o que devem fazer o fazem com mais eficiência. Dessa maneira, invista em treinamentos e capacitações que permitam que seus colaboradores trabalhem com segurança e conhecimento do que de fato é esperado. Dessa forma, os resultados serão certeiros e os processos se tornarão muito mais ágeis.

Monitorar os resultados

Por último, mas não menos importante, lembre-se de que a otimização deve ser um processo contínuo. Afinal, sempre surgem inovações ou ideias que podem melhorar ainda mais os trâmites na rotina da empresa. E para que você possa investir nessa melhoria contínua, precisa determinar indicadores de desempenho que revelem o quanto a empresa está ganhando no quesito produtividade. A partir desses indicadores ficará fácil encontrar outras formas de aprimorar cada vez mais a atuação da sua equipe, seja com treinamentos ou com a aquisição de novas tecnologias.

Viu como impulsionar a produtividade da empresa é uma questão de atitude tanto do gestor quanto da equipe? Sendo assim, aproveite essas dicas, implemente o que por ora for possível e construa uma cultura de melhoria contínua no seu negócio! Quanto mais as pessoas perceberem que podem superar a si mesmas, mais motivadas a contribuir estarão.

Agora nos conte: como anda a produtividade na sua empresa? Quais dessas ações você já implementou e quais foram os resultados? Comente e compartilhe suas experiências e impressões conosco! E aproveite para aprender a fazer uma boa gestão de pessoas!

 

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