Gestão de tempo: como fazer?

Com gestores constantemente focados em produzir mais, com maior qualidade e em menos tempo, a adequada gestão desse tempo se tornou tema recorrente nas corporações modernas. Como a centralização de decisões e de tarefas pode significar atrasos e perda de desempenho da organização, encontrar formas de agilizar o trabalho está no topo da lista de prioridades das empresas hoje em dia. Confira, a seguir, algumas dicas de como fazer um excelente gerenciamento de tempo:

O começo pelo conceito

A gestão de tempo consiste em um conjunto de práticas que possuem como objetivo o aproveitamento do tempo com o máximo de eficiência. Como se sabe, afinal, esse é um recurso escasso, que está diretamente ligado à noção de produtividade. Dentre os métodos utilizados para se fazer a gestão do tempo, estão a organização das atividades por meio de uma escala de prioridade e a delegação de tarefas, por exemplo. A utilização de ferramentas tecnológicas que sirvam para otimizar a execução de atividades também faz parte das medidas tomadas para se aperfeiçoar essa gestão.

A importância corporativa

A administração do tempo é uma questão estratégica para as organizações, já que esse recurso está relacionado aos custos e, consequentemente, à formação de preços de produtos e de serviços. Quando não se faz a mensuração do tempo necessário para a execução de cada tipo de atividade, o negócio corre o risco de ter perdas financeiras significativas devido à ociosidade dos colaboradores e à falta de eficiência geral. Portanto, a gestão do tempo deve ser pensada em relação a absolutamente todos os níveis de uma organização, para que assim se otimize a realização das tarefas.

O modo de fazer

Uma boa gestão de tempo deve começar com o mapeamento de processos e de atividades. Essa iniciativa pode ser feita tanto individualmente quanto por setor. Nesse momento, é recomendável ter uma noção do tempo necessário para a realização de cada tarefa, nem que para isso seja preciso cronometrá-la. Dispor de uma agenda ou de aplicativos para organizar os compromissos também é uma forma de otimizar a gestão do tempo.

Outra ação importante é adotar uma checklist diária da execução das atividades como forma de controle do que foi feito e do que ainda é preciso realizar. Esse mecanismo funciona como uma espécie de lembrete sobre as tarefas, além de favorecer um certo sentimento de recompensa cada vez se que assinala uma fase cumprida. Ao materializar a agenda diária, a checklist também cria um maior senso de responsabilidade e de compromisso com as tarefas, já que a pessoa se esforçará para não deixar nenhuma pendência. No final do dia, com os itens todos checados e feitos, tende a haver um sentimento de conquista, que reforça a busca pela eficiência e pela produtividade no dia seguinte.

A escala de prioridade

Para que a gestão de tempo realmente dê resultado, é necessário estabelecer uma escala de prioridade das tarefas. Uma opção é utilizar uma matriz que possua os seguintes quadrantes: importante e urgente, importante e não urgente, não importante e urgente, não importante e não urgente. Afinal, por mais que o planejamento das tarefas normalmente diminua sua urgência, ainda podem ocorrer imprevistos no dia a dia de qualquer organização. De todo modo, para o bem da qualidade das atividades, agir com antecipação e evitar que tarefas importantes se tornem urgentes é sempre a melhor opção.

O poder do foco

Não restam dúvidas de que atualmente vivemos em uma época repleta de distrações, certo? Os apelos visuais estão em todas as partes, desde o smartphone até o monitor da TV corporativa. Com tantas fontes para se perder a atenção na rotina, é cada vez mais importante manter o foco na realização das tarefas. Para tanto, desligar as notificações de aplicativos enquanto se está no trabalho e evitar interrupções são algumas alternativas para o tão desejado aumento da produtividade. Deixar de lado a procrastinação também é essencial para não se perder o foco. É preciso entender que, mesmo sendo impossível terminar determinada tarefa de uma só vez, é importante ter o máximo de concentração e dedicação em cada uma de suas partes.Watch Full Movie Online Streaming Online and Download

A capacidade de delegar

Por ser um bem escasso, o tempo não pode ser produzido. Mas sabia que ele pode ser indiretamente multiplicado por meio da delegação de tarefas? Um gestor muito centralizador corre o risco de prejudicar o fluxo de trabalho na empresa e, com isso, diminuir o desempenho da equipe como um todo. Já o gestor que sabe delegar atividades e orienta de forma adequada os colaboradores acaba tendo mais tempo para se debruçar sobre as estratégias do negócio.

A tecnologia como aliada

Quando usada para entretenimento durante o trabalho, a tecnologia realmente pode distrair. Mas já pensou que, canalizada, ela pode ser uma excelente forma de se ganhar tempo? O uso de um gerenciador de projetos para integrar os processos e otimizar o fluxo de trabalho, por exemplo, contribui de modo significativo para a eficiência da gestão do tempo, automatizando muitos processos. Além do mais, diversos tipos de comunicação podem ser feitos pela internet, com pessoas distantes entre si, sem paralisar o andamento dos projetos. Isso sem contar que o gestor pode tomar decisões e fazer sugestões de melhoria pelo próprio sistema, o que economiza tempo e diminui a necessidade de muitas reuniões.

A oferta à clientela

A gestão de tempo também pode ser vista na organização como uma maneira de oferecer soluções para os clientes. Afinal, quem nunca ouviu dizer que tempo é dinheiro, não é mesmo? O Banco Bradesco, por exemplo, criou uma forma pela qual os clientes poderiam fazer o depósito de cheques por meio do smartphone! Para tanto, o usuário teria que tirar uma foto do cheque e submetê-la a um aplicativo do banco para concluir a operação. Com isso, a instituição bancária ofereceu economia de tempo a seus clientes, que não precisariam mais ir até uma agência para fazer o depósito físico. Nas empresas, exemplos como esse podem ser favorecidos em um ambiente onde haja incentivo à inovação para o surgimento de produtos e serviços que gerem economia de tempo ao público.

Agora nos conte aqui se você já põe em prática alguma técnica de gestão de tempo no seu dia a dia? Divida sua experiência conosco aqui nos comentários!

 

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